Elektronische Inventarisierung, z. B. durch mobile Datenerfassung hat sich mittlerweile zu einer effizienten Alternative zu klassischer Inventarerfassung entwickelt. Drei Verfahren kommen dabei hauptsächlich zum Einsatz: Barcode, QR-Code und RFID.

Diese drei gängigsten Verfahren zur mobilen Datenerfassung bestehen aus zwei Bestandteilen: einem passiven Träger der Informationen und einem Lesegerät. Bei QR-Code und Barcode Verfahren werden die Informationen physisch auf ein Etikett oder Ähnliches aufgedruckt. Die RFID-Technik (radio frequency identification) basiert hingegen auf einer Übertragung zwischen einem Transponder, das als Tag angebracht wird, und einem Lesegerät mittels Radiowellen.

Barcodes und QR-Codes sind so konzipiert, dass zunächst mithilfe eines optischen Lesegeräts ein Bild der Codes aufgenommen wird. Dieses Bild wird dann mithilfe von Software wieder entschlüsselt, die auf dem Lesegerät implementiert ist. Dabei greifen bestimmte Sicherungssysteme, die auch bei Fehlern im Bild oder auf dem Etikett eine Rekonstruktion der Informationen ermöglichen.

RFID-Systeme unterscheiden sich darin, dass das maschinelle Lesen der Informationen entfällt. Statt den Informationsträger auszulesen, erzeugt das Lesegerät ein elektromagnetisches Feld (Radiowellen). Das RFID-Tag, das aus einem Mikrochip besteht, wird durch die Radiowellen aktiviert und beginnt die vom Lesegerät über die Radiowellen übertragenen Informationen zu verarbeiten. Schließlich moduliert der Mikrochip das Feld durch gegenphasige Reflexion und kontaktfreien Kurzschluss. Diese Modulation wird vom Lesegerät gemessen und anhand dessen die Rückübertragungen des Tags entschlüsselt.

Für die mobile Datenerfassung ergeben sich viele Anwendungsmöglichkeiten. Ein typischer Bereich, in dem sich solche Systeme ideal einsetzen lassen, ist die Logistik im Lager:

Mobile Datenerfassung im Lager
In der Logistik besteht in vielen Bereichen die Notwendigkeit Aufenthaltsort, Logistikstatus und Kennung einer Ware oder eines Produktionsmittels miteinander abzugleichen. Insbesondere hierbei hilft mobile Datenerfassung.

Wareneingang:
Ein wesentlicher Teil der Arbeit bei der Annahme von Waren ist die Erfassung und Eingliederung in das Inventarverzeichnis. In den meisten Unternehmen sind solche Inventarsysteme heutzutage selbstverständlich elektronisch. Da die Daten daher ohnehin elektronisch erfasst sind, liegt es nahe, auch die Waren selbst mit einer Möglichkeit zur elektronischen Kennung auszustatten.

Einlagerung:
In vielen Handelsunternehmen mit hohem Warenumschlag werden Lager nicht mehr systematisch angelegt, sondern Waren direkt dort eingelagert, wo noch Platz ist. In solchen Fällen müssen Systeme bereitstehen, die es ermöglichen Waren schnell wiederzufinden oder zu verlagern. Systeme zur Inventarisierung, die auf einem elektronischen System zur Datenerfassung aufbauen, bieten die einfachste Möglichkeit, Waren mit ihrem Lagerort zu verknüpfen und beide mobil zu erfassen.

Aber nicht nur in solchen Unternehmen erleichtert eine verknüpfte Erfassung von Lagerungsort und eingelagerten Gütern das Zurechtfinden. Auch in Produktionslagern oder anderen Logistikbereichen lassen sich durch Systeme zur mobilen Datenerfassung Aufenthaltsort und Kennung eines Guts schnell verknüpfen, sodass sich die Struktur des Lagers jederzeit elektronisch abrufen lässt.

Inventur:
Mithilfe einer mobilen Erfassung des Inventars vereinfachen sich Inventuren deutlich. Sind die Systeme ordentlich gepflegt, reicht es im Wesentlichen aus, mit einem Lesegerät die Lagerungsorte des Inventars durchzugehen und das Inventar schnell elektronisch zu erfassen. Aber nicht nur bei Inventuren im Lager, sondern auch dann, wenn das gesamte Betriebsinventar erfasst werden soll, vereinfachen mobile Systeme die Erfassung.

Ähnlich wie bei der Einlagerung lassen sich bei Inventuren leicht Aufenthaltsort und Kennung verknüpfen. Damit ist es einfach, einen Überblick über das eigene Inventar zu behalten – und wo es sich befindet.

Ausbuchen:
Auch bei der Ausbuchung erleichtern mobile Erfassungssysteme die Arbeit deutlich. Einerseits können bei einer elektronischen Erfassung Lagerungsorte von Waren oder Produkten schnell identifiziert werden. Andererseits reicht ein Kontakt mit dem Lesegerät aus, um es aus dem eingelagerten Bestand zu entfernen.
Weitergabe:
Je nachdem wozu ein Artikel ausgebucht wird, kann natürlich die Weitergabe, bspw. der Versand an Kunden oder die betriebsinterne Weitergabe bei Produktionsmitteln, ebenfalls leicht elektronisch passieren. Mit entsprechenden Datenbank- oder Inventarsystemen können so auch durch einfachen Kontakt zum Lesegerät die Informationen zur Weitergabe eingetragen werden.

Prüfung:
In den meisten Fällen besteht neben einer Inventarisierungspflicht auch die Pflicht Betriebsmittel zu prüfen. Hierfür kann eine Inventarisierung und Prüfdokumentation mittels elektronischer Erfassung gekoppelt werden.

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