Qualität wahren und Mängel effizient beseitigen: Ein betriebliches Mangelkartensystem funktioniert durch fünf einfache Schritte. Erfahren Sie alles zur praktischen Umsetzung – die Infografik „Mangelkartensystem“ und Vorlage für eine Mangelliste stehen kostenlos zum Download bereit.
Ein defekter Drucker, ein wackliger Tisch oder ein loser Kleiderhaken – Mängel an Maschinen, Geräten oder Einrichtungen sind ein Ärgernis und kosten Zeit, die von den eigentlichen Aufgaben ablenken. Während alle Mängel, die eine direkte Sicherheitsgefahr darstellen, sofort beseitigt bzw. gesichert werden müssen, gehen kleinere bis mittlere Mängel häufiger unter und behindern zunehmend die Arbeitsabläufe. Das Mangelkartensystem bietet ein Instrument für den Umgang mit Mängeln im betrieblichen Ablauf. Wesentlicher Bestandteil sind die auffälligen Mangelkarten, die Mängel sichtbar machen sowie zentrale Mangellisten, die es erleichtern Arbeitsprozesse aufrechtzuerhalten und Mängel zu beseitigen.
Das Mangelerfassungssystem ist ein Konzept des Lean-Managements – einer Strategie, um Prozesse in Unternehmen zu steuern. „Lean“ liegt die Idee zugrunde, alle Anstrengungen auf den Kunden hin auszurichten.
Die fünf Schritte des Mangelkartensystems:
- Durch einen Mitarbeiter wird ein Mangel in seinem Arbeitsbereich entdeckt, so z.B. ein kaputter Drucker. Als Mangel muss dabei alles verstanden werden, das von einem definierten Soll-Zustand abweicht.
- Der Mitarbeiter trägt den Mangel in eine für alle Mitarbeiter zugängliche Mangelliste ein und veranlasst die Instandsetzung.
- Anschließend wird eine Mangelkarte bzw. Reparaturkarte ausgefüllt und…
- … am mangelhaften Gerät befestigt.
- Der Mangel wird durch eine Instandsetzung behoben und der Eintrag in der Mangelliste wird auf erledigt gesetzt.
Treten Komplikationen bei der Instandsetzung auf, werden die Prozessschritte zwei bis fünf solange wiederholt, bis der Mangel beseitigt ist. Dadurch bleibt die Instandsetzung in Gange und es wird dem „Liegen-Bleiben“ der Reparatur entgegen gearbeitet.
Dieses System zur Mängelerfassung bietet noch drei weitere Vorteile:
- Die Anbringung einer Mangelkarte erhöht die Sicherheit am Arbeitsplatz, da defekte Geräte, Maschinen etc. eindeutig gekennzeichnet sind und Mitarbeiter sehen, dass das Gerät bzw. die Maschine nicht einsatzfähig ist.
- Mängel müssen nicht immer wieder von Neuem entdeckt werden. Wird eine Mangelkarte an das Gerät angebracht, sieht jeder Mitarbeiter auf den ersten Blick, dass mit dem Gerät nicht gearbeitet werden kann. Dies spart Zeit und ermöglicht die Konzentration auf wesentliche Dinge. So lässt sich beispielsweise ein Druckauftrag schnell an einen anderen Drucker weiterleiten. Eine ggf. erneute aufwendige Suche, ob der Fehler durch den Drucker, Computer oder fehlerhafte Bedienung zustande kam, wird umgangen.
- Mehrfache Aufträge zur Instandsetzung werden vermieden. Wenn ein Mangel mehrfach festgestellt wird, ist dessen mehrfache Meldung ebenfalls wahrscheinlich. Für alle Beteiligten, insbesondere Instandsetzungs-Verantwortliche, bedeutet das möglicherweise Unklarheiten und Zusatzaufwand. So müssen Verantwortliche in den Unterlagen Mehrfach-Aufträge erkennen und aussortieren oder laufen Gefahr unnötig Probleme mehrmals zu bearbeiten. Eine bereits am defekten Gerät angebrachte Mangelkarte signalisiert, dass der Prozess zur Instandsetzung bereits angelaufen ist und keine weiteren Instandhaltungsaufträge nötig sind.
Das Mangelkartensystem ist somit eine unkomplizierte Methode unnötige Mehrarbeit und langes Verweilen bei Instandhaltungsmaßnahmen zu beseitigen. Die Anwendung des Systems ist dabei so einfach, dass es in jedem Unternehmen angewandt werden kann.
Beispiel Mangelkarte:
Wie die Abbildung zeigt, sind Mangelkarten auffällig gestaltete Anhängeetiketten (auch Fähnchen genannt), die sich am bemängelten Gegenstand einfach befestigen lassen. Die Aufschrift „Mangel-Karte“ oder „Reparaturkarte“ erklärt eindeutig, dass der betroffene Gegenstand nicht einwandfrei funktioniert. Für eine bessere Nachvollziehbarkeit kann eine Nummer vermerkt, der Mangel genauer beschrieben sowie Datum und Erfasser eingetragen werden. Eine Vorlage für Ihre Mangelliste ist in der kostenlosen Download-Anleitung enthalten.
Bei SETON erhalten Sie Anhängeetiketten zum Einsatz als Mangelkarte mit individuellem Aufdruck, den Sie als Kundenwunsch angeben können.
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